في العمل عن بعد: 6 خطوات لإدارة وقتك بكفاءة
إذا سألتك كم عدد ساعات اليوم، فإنك بالطبع ستجيب على الفور: “24 ساعة”، هكذا يعرف الناس وهكذا تقول قوانين الفيزياء والفلك، ولكن ماذا لو أخبرتك أن يوم بعضنا يساوي 4 ساعات فقط، ويوم البعض الآخر قد يساوي 30 ساعة! هل تصدق؟
كلنا يملك 24 ساعة.. فعلًا؟
من الناحية النظرية فإن كلنا يملك 24 ساعة يوميًا، مهما اختلفت المنطقة الجغرافية التي تعيش فيها، شمالًا أو جنوبًا، شرقًا أو غربًا، فأنت تملك 24 ساعة، وهو الشيء الوحيد الذي تملكه ولا يمكنك ادخاره للمستقبل، فهل يسعك- مثلًا- أن تدخر ساعتين من اليوم ليكون يومك غدًا 26 ساعة، بينما يومك الحالي 22 ساعة فقط؟ وقبل أن تجيب بـ “لا” دعني أخبرك أن بعض الأشخاص يديرون أعمالهم وكأن الوقت يمكن ادخاره إلى الغد، وهو ما نسميه “التسويف” أو تأجيل المهام إلى غير أوقاتها أو إنجاز مهام صغيرة في مدة زمنية أكبر من المطلوب، ما يؤدي إلى فوضى الوقت وضعف الإنتاجية، لا سيما لهؤلاء الذين يمارسون عمل عن بعد ممّن يكون عليهم كامل المسؤولية في إدارة أوقاتهم.. فكيف يستطيع الشخص الذي يعمل عن بُعد إدارة وقته بكفاءة وفاعلية لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية والموازنة المثالية بين أوقات العمل وأوقات الراحة والترفيه؟
وقبل أن نجيب عن هذه الأسئلة علينا أن نفهم أولًا معنى إدارة الوقت.
إدارة الوقت.. كلمة السر لأي إنجاز
إدارة الوقت هى قدرة الشخص على تسيير أعماله بغرض إنجاز عدة أهداف خلال مدة زمنية محددة، فلو أنجزت هدفك دون إطار زمني فهذا لا يعني نجاحك على الإطلاق، فلا معنى لنجاحك في التخرج من الجامعة إذا كنت قد تخرجت منها خلال 8 أو 10 سنوات بدلًا من المدة المحددة وهي 4 سنوات، ولا معنى أنك نجحت في إتمام مهمة العمل وتسليمها للعميل إذا كنت قد فعلت ذلك بعد المدة المقررة المسماة بالـ “deadline”، لذا في الإطار الزمني لأي مهمة عامل أساسي في إنجازك وإنتاجيتك. فكيف نستطيع إدارة أوقاتنا؟
أهم 6 نصائح لإدارة وقتك بكفاءة وفاعلية
ابتعد عن عوامل التشتيت
بحسب تقرير العمل العالمي الذي أصدره موقع “تايمليس غروب” فإن الموظفين يقضون أكثر من ثلث أوقات عملهم في تصفح مواقع التواصل الاجتماعي يوميًا، وبالطبع تزيد النسبة في حالة العمل عن بُعد حيث لا رقابة سوى الرقابة الذاتية، لذا فمن الضروري جدًا الابتعاد عن كل عوامل التشتيت كإجراء واستقبال المكالمات الهاتفية أو قراءة الأخبار أو تصفح مواقع التواصل أو غيرها من الأعمال غير الهامة وغير الضرورية على الإطلاق، وإن احتجت إلى ذلك فيمكنك تحديد أوقات بعينها خلال اليوم للقيام بهذه الأشياء بشرط أن تتوقف عنها فور انتهاء الوقت المخصص لها.
حدّد أهدافك وأولوياتك… مستعد لأكل الضفدع؟
في كتابه “ستأكل ذاك الضفدع” أو Eat That Frog يتخيل الكاتب الأمريكي “بريان تريسي” أنك مضطر لأكل ضفدع، فهل ستأكله في بداية يومك ثم يضيع طعمه خلال اليوم بعد الوجبات الأخرى أم ستؤخره لنهاية اليوم ويكون هو آخر طعم في فمك؟! فالكاتب يرى أن عليك استغلال أفضل أوقاتك للقيام بأهمّ الأولويات، وتحديد أولوياتك خلال اليوم يمكنك الاستعانة بمصفوفة إدارة الوقت لستيفن كوفي والتي من خلالها يمكنك تقسيم مهامك اليومية إلى أعمال عاجلة ومهمة كتسليم ملف في موعد محدد، وأعمال مهمة ولكن غير عاجلة كأخذ دورة تدريبية لتحسين مهاراتك، وأعمال عاجلة وغير مهمة كاستقبال ضيف أو حضور اجتماع غير مهم، وأعمال غير عاجلة وغير مهمة وتشمل بالطبع كل عوامل التشتت التي ذكرناها أعلاه كتصفح الإنترنت وقراءة الصحف وغيرها.
إن تحديد أولوياتك وأهدافك خلال اليوم سيوفر عليك أكثر من 50% من الطريق نحو إدارة وقتك بشكل أعظم كفاءة وفاعلية.
ضع قائمة إنجاز يومية
عند وضعك لقائمة الإنجاز اليومية يجب مراعاة أن تكون هذه القائمة واقعية وقابلة للتطبيق، فلا معنى أبدًا أن تضع أهدافًا عظيمة وتكون غير قادر على تحقيقها، فإن كان الوقت المحدد للعمل يكفي للقيام بمهمتين أو ثلاثة فليس من المنطقي أن تخصص نفس الوقت للقيام بخمس أو ست مهام من نفس النوع، فذلك لن يشعرك بالإحباط فحسب بل قد يدفعك إلى اليأس والتوقف عن العمل لاعتقادك بأنك مهما بذلت من جهد فلن تنجز هذه المهام في الوقت المحدد.
كما يجب أن تشمل هذه القائمة أوقات الترفيه والراحة والأوقات العائلية وغيرها، فصحيح أن إنجاز مهام العمل هو “ضفدعك” الأساسي إلا أن الاستمرار في التعرض لضغط العمل بدون راحة أو ترفيه سينعكس على أداءك في الأيام التالية، وبشكل عام فإن أي قائمة لإنجازاتك اليومية أو الأسبوعية يجب أن توازن بين حياتك المهنية وأوقاتك العائلية والترفيهية.
كن مستعدًا للتعامل مع أوقات الملل والقلق
مهما كانت خطتك رائعة ومحكمة فإنك قد تصاب ببعض الملل أو تنتابك مشاعر القلق حيال أي أمر، سواء كان أمر شخصي أو مهني، وكل هذه المشاعر من شأنها تشتيت ذهنك عن العمل، لذا يجب أن تتضمن خطتك بعض الأنشطة المحببة لك والتي من شأنها أن تصرفك عن أي مشاعر سلبية وتعيد إليك نشاطك، فقد يكون المشي أو الجري أو سماع الموسيقى أو التأمل حلًا للتغلب على مشاعر الملل والقلق، ولكن احذر أن تتحول هذه الأنشطة من كونها أنشطة محفزة إلى عوامل لتضييع الوقت، لذا فأنت لن تلجأ إليها إلاَّ في حال انتابتك هذه المشاعر السلبية ويكون قيامك بها محدودًا بمدة زمنية، لتعود من بعدها إلى استكمال أنشطتك ومهامك.
تقسيم الوقت إلى جلسات عمل .. تقنية الطماطم نموذجًا
قد تكون من نوع الأشخاص الذين لا يستطيعون العمل لساعات متواصلة إما لشعورهم بالملل أو لفقدانهم التركيز بعد فترة معينة، لذا ستكون جلسات العمل حلًا مثاليًا لك، فلنفرض أن عملك يستغرق حوالي 8 ساعات، فبإمكانك تقسيم الثماني ساعات إلى عدة جلسات، كل جلسة مدتها 25 دقيقة، وبين كل جلسة وأخرى ترتاح لمدة 5 دقائق، وبعد كل أربع جلسات ترتاح لمدة 20 دقيقة، وتسمى هذه الطريقة “تقنية الطماطم” أو pomodoro وهي طريقة طورها الإيطالي “فرانشيسكو سيريلو” كحل فعال لتحسين التركيز خلال ساعات العمل الطويلة.
استخدم التكنولوجيا لإدارة وقتك
مع انتشار ثقافة العمل عن بعد ظهرت العديد من الوسائل التقنية والتطبيقات الذكية لمساعدة الأشخاص الذين يعملون عن بُعد على إدارة أوقاتهم بنجاح وكفاءة، حيث تساعدك هذه التطبيقات على مراقبة نفسك خلال أوقات العمل، وتحديد أيّ الأنشطة تستغرق وقتًا أطول من الأخرى، كما أنها ترسل لك تنبيهات بضرورة القيام بالمهام خلال الأوقات التي حددتها أنت سلفًا، كما تقوم بإعداد تقارير حول حجم إنجازاتك اليومية أو الأسبوعية، بل إن بعضها يحسب لك نقاط إنجاز، ومن أهم هذه التطبيقات: تطبيق Toggl لإدارة وتنظيم الوقت، تطبيق Rescue Time لمراقبة نشاطك اليومي ومتابعة إنجازك، تطبيق To Do List لتنظيم المهام، وهناك تطبيق أنا لإدارة المهام وفرق العمل وتنظيم الوقت.
وأخيرًا .. تذكر أنك ببضع خطوات بسيطة تستطيع تحويل حصتك اليومية وقدرها 24 ساعة إلى قائمة كبرى من الإنجازات المهنية والشخصية، وإن بدا لك الأمر صعبًا في بدايته فتأكد أن إحساسك هذا لن يدوم طويلًا لا سيما بعد أن ترى قائمة إنجازاتك وهي تطول يومًا بعد يوم حتى وإن كلفك الأمر في أوله “أكل ضفدع”.
الكاتب: أماني غانم
المصادر: