الاستفادة من الأتمتة لأصحاب المشاريع والشركات

الأتمتة (Automation) هي أداء المهام التكرارية التي قد يفعلها الإنسان تلقائيًا من قبل الأنظمة والأدوات المصممة لذلك. وفي سياق ريادة الأعمال وقطاع التكنولوجيا الحديث، فإننا نقصد بالأتمتة ببساطة استعمال الأدوات التقنية المتوفرة للقيام بالمهام الروتينية الطويلة التكرارية التي لا تحتاج تفكيرًا بدلًا من أن يقوم بها إنسان بشري.

سنتحدث في هذا المقال عن فوائد الأتمتة وخدماتها الشهيرة المتوفرة في الساحة، كما سنتحدث عن فوائد الاعتماد عليها لأصحاب المشاريع والشركات في أعمالهم.

ما الذي يمكن للأتمتة فعله؟

أي مهمة تكرارية يقوم بها إنسان، ولا تحتاج اتخاذ قرارٍ من طرف إنسان في العملية فهي إذًا مهمة يمكن أتمتتها والتخلص من الحاجة لفعلها يدويًا.

فيمكن للأتمتة مثلًا أن تساعد مُدراء مواقع التواصل الاجتماعي في الشركات على إدارة حسابات الشركة، فبدلًا من نشر نفس المنشور يدويًا على فيس بوك أو تويتر أو انستجرام وغيرها من الشبكات الاجتماعية، يمكن للأتمتة أن تفعل ذلك تلقائيًاـ فتنشر في مكانٍ واحد لتجد نفس المنشور في جميع الشبكات الاجتماعية التي تريدها.

وإذا كان لديك نموذج على Google Forms مثلًا لجمع الاستبيانات من المستخدمين، فبدلًا من نسخ البيانات يدويًا من هناك ولصقها في نظام قاعدة البيانات أو إدارة المحتوى الخاص بك (Airtable أو WordPress أو غيره… إلخ)، يمكنك استخدام الأتمتة لعمل ذلك تلقائيًا.

وإن كنت تريد إضافة جميع المشتركين الجدد في موقعك على ووردبريس إلى ملف على مستندات جوجل، فيمكنك فعل ذلك تلقائيًا بمجرد اشتراك أحدهم في موقعك.

وإن كنت تريد إرسال نشرة بريدية لأحد المشتركين بمجرد قيامه بإجراءً معين على موقع الويب الخاص بك، فيمكنك فعل ذلك أيضًا.

لا حدود لإمكانيات الأتمتة؛ فطالما أنك تستعمل أدوات وبرمجيات متصلة بشبكة الإنترنت ومدعومة من أداة الأتمتة التي تستعملها، فيمكنك إذًا أتمتة جميع نشاطاتك الروتينية بدلًا من القيام بها يدويًا.

ما هي فوائد استخدام الأتمتة للشركات؟

ما سبق له العديد من الفوائد الواضحة، أبرزها توفير التكاليف والوقت والجهد.

فبدلًا من جعل إنسانٍ ليقوم بهذه المهمات التكرارية، يمكنك استخدام الأتمتة لفعلها وهكذا توفر التكاليف على شركتك أو مؤسستك. وتكلفة استخدام هذه الأدوات والخدمات لا تقارن برواتب الموظفين الذين قد تحتاجهم لفعل نفس المهام؛ فحتى أكثر خدمة أتمتة كلفةً لن تكلف سوى بضع دولارات كل شهر.

كما أن الأتمتة تسمح للشركات والمؤسسات محدودة الموارد تحقيق إنتاجية أعلى في وقتٍ أقل؛ فما كان في السابق يحتاج مئات وآلاف الساعات لإتمامه صار اليوم لا يحتاج أيًّا من ذلك. وهكذا يمتلك الموظفون في شركتك أو مؤسستك وقتًا أكبر للتفرغ للمهام الحقيقية المطلوبة منهم بدلًا من تلك الروتينية التكرارية، وهو ما يعود بالنفع على المشروع أو الشركة أو المؤسسة ككل.

وأبرز فائدة للأتمتة ببساطة هي أنها تجنبك وتجنب موظفيك الملل والتعب والجهد أثناء القيام بهذه المهام التكرارية التي كان بإمكانك ببساطة إسنادها إلى أداة أتمتة لتقوم بها نيابةً عنك، وهو ما سيرفع من إنتاجيتك.

هل تغني الأتمتة عن الموظفين والمستقلين؟

لكن لاحظ أن ما سبق لا يغني في النهاية عن الموظفين أو المستقلين في الشركة، فالأتمتة غير قادرة على كتابة مقال احترافي أو ترجمته من لغةٍ مختلفة، أو تصميم شعار أو ممارسة التسويق الإلكتروني، أو برمجة برنامج أو ما شابه ذلك من الأعمال.

فالأتمتة ليست بديلًا للموظفين كما يظن البعض وأنها ستنهي مسيرتهم في العمل ولن يعود هناك حاجة إليهم؛ فالأعمال الإبداعية لا يمكن للأتمتة بحالٍ من الأحوال أن تنجزها، بل ستظل بحاجة إلى إنسانٍ بشري ليقوم بها.

كل ما يمكن للأتمتة فعله ببساطة هو التخلص من المهام التكرارية الروتينية فقط؛ أي تلك المهام التي لا تحتاج اتخاذ قراراتٍ معينة عند تنفيذها من طرف إنسان. فالأتمتة أداة مساعدة للموظفين والمستقلين في الواقع وليس العكس، وليست هنا لاستبدالهم بالكامل.

خدمات الأتمتة المتوفرة

هناك العديد من خدمات الأتمتة المتوفرة في الساحة التي يمكنك الاشتراك بها بمبلغ شهري بناءً على حجم استخدامك والمميزات التي تحتاجها.

Integromat

واحدة من أفضل خدمات الأتمتة الموجودة على ساحة، فتتميز بكونها تدعم عددًا كبيرًا من الخدمات والتطبيقات (تدعم نحو +1500 خدمة مختلفة لتربط بينها)، كما أنها تمتلك واجهة جذابة وعصرية للتعامل مع الخدمة وإنشاء السيناريوهات وإدارتها.

وهي – مع ذلك كله – واحدة من أرخص خدمات الأتمتة في الساحة؛ فهي لا تكلف سوى 9$ بالشهر للخطة الأولى وستسمح لك بـ10000 عملية تنفيذ (Tasks) في الشهر وعدد لانهائي من السيناريوهات.

كما أن الخطة المجانية أفضل من البدائل الأخرى؛ فالخطة المجانية تسمح لك بـ1000 عملية تنفيذ بالشهر وإنشاء سيناريوهين مختلفين، بينما هناك قيودٌ أكبر على الأدوات اﻷخرى، ولهذا يمكنك البدء في عالم الأتمتة بسهولة مع Integromat.

تتميز الخدمة كذلك بأنها تدعم واجهات تطوير التطبيقات (API) على الويب عبر طلبات HTTP، ولهذا حتى لو لم تكن الخدمة التي تريدها مدعومةً من Integromat رسميًا، فيمكنك استعمالها عن طريق الـAPI وطلبات HTTP.

Zapier

لعل أداة Zapier تكون أشهر أداة أتمتة معروفة؛ فهي واحدة من أقدمها وأكثرها استخدامًا في المجال. لكن ما يعيبها هو أنها تسمح لك فقط على الخطة المجانية بسيناريو واحد و75 عملية تنفيذ في الشهر، كما أنها مُكلفة مقارنةً بغيرها فحتى الخطة التي تدفع فيها 20$ في الشهر تسمح لك فقط بـ20 سيناريو و750 عملية تنفيذ في الشهر.

ميزتها الأساسية هي أنها تحوي أكبر عدد من الخدمات المدعومة في أي أداة أتمتة؛ ألا وهو 3000 خدمة مدعومة. ولهذا ستجد أن كل شيءٍ جاهز للعمل مباشرةً بعد الاشتراك فيها.

وهناك أيضًا مجموعة من الخبراء الذين يمكنك توظيفهم من نفس الخدمة للإنشاء عمليات الأتمتة التي تريدها نيابةً عنك أو مساعدتك في ذلك.

IFTTT

إن أداة IFTTT هي أداة أتمتة أبسط من سابقاتها؛ فهي تسمح للمستخدمين على الخطة المجانية فقط باستخدام سيناريوهات جاهزة مُعدة مسبقًا لكل خدمة تدعمها، كما أنها محدودة في عدد الخيارات والإعدادات الممكنة.

لكن ما يميزها هو أنها سهلة الاستعمال على المبتدئين الجدد، فالواجهة الرسومية لا تحوي الكثير من الأمور للتجريب أو الاختبار، بل مجرد أزرار سهلة الاستعمال لتفعيل السيناريو وربط الخدمات مع بعضها البعض.

يمكنك على الخطة المدفوعة بالطبع أن تحصل على خياراتٍ أكثر وأن تقوم بعمل السيناريوهات التي تريدها، ولكنها ليست من نفس مستوى Integromat وZapier في الاحترافية، ويستعملها عددٍ أقل من المستخدمين والشركات.

كيف توظف خبيرًا في الأتمتة للعمل على مشروعك؟

ستلاحظ بعد أن تستكشف الخدمات السابقة أو غيرها أن المجال بحاجة قليلًا إلى التعلم والممارسة؛ فلا يكفي أن تسجل بالخدمة لتتمكن فورًا من أتمتة جميع المهام في شركتك أو مؤسستك، بل ستحتاج أن تقرأ في التوثيق الرسمي لتلك الأدوات لتفهم كيف تربط بين الخدمات المختلفة التي تريدها، وكيف تقوم بفعل كذا وكذا عبرها.

وقد تظهر بعض المشاكل في العملية، كبعض الأخطاء أو العلل التي لم تكن في الحسبان.

كما قد تحتاج أن تجرب أكثر من أداة أتمتة لتصل إلى النموذج المثالي الذي ترغب به؛ فبعض الأدوات قد تكون محدودة أكثر من غيرها أو تحوي مميزات لا توجد في غيرها، وهو ما سيزيد حجم الوقت الواجب عليك صرفه في تجريب هذه الخدمات بهدف الاستفادة منها.

بدلًا من ذلك يمكنك البحث عن أحد المستقلين على موقع خمسات ليقدم لك استشارات حول المهام التكرارية التي تريد أتمتتها، وأي أداة ستكون أفضل لذلك، إما في الخدمات الجاهزة الموجودة أو عبر مجتمع خمسات في قسم الطلبات. كما يمكنك توظيفهم لإنشاء السيناريوهات المطلوبة بالكامل نيابةً عنك إن أردت ذلك. ويمكنك البحث عن مستقلين محترفين أيضًا على موقع مستقل.

وهكذا تستفيد من مبادئ الأتمتة في شركتك ومؤسستك دون الحاجة لأن تمد يدك أنت فيها.

خاتمة

إن الأتمتة مجالٌ واسع يسمح للشركات والمؤسسات أن تنتقل لحجمٍ أكبر وتزيد الإنتاجية وتقلل التكاليف إن استُخدم بصورةٍ صحيحة، وقد يكون فيها بعض التعقيد للوهلة الأولى، ولكن بمجرد الاعتياد عليها واستخدام الأداة المناسبة يزول ذلك التعقيد وتصبح أمرًا سهلًا للغاية.

لا تتردد في البحث عن هذا المجال والاشتراك في الأدوات المتوفرة في السوق؛ فبضع دولارات تدفعها كل شهر ستعود عليك بالكثير من الإنتاجية وتوفير آلاف الساعات التي كنت وموظفيك لتصرفوها على أداء المهام التكرارية المملة.