أنا: أداة واحدة تجمع كل ما تحتاجه لإدارة عملك عن بعد
خلال الفترة الماضية قمت بتجربة العمل على أداة (أنا من حسوب)، وهي أداة للعمل الجماعي والتعاون يمكنك من خلالها تنظيم العمل والمهام بين فرق العمل المختلفة. تساعدك هذه الأداة من إنشاء لوحات عمل وتخصيصها بحيث تضم كل لوحة مجموعة من التطبيقات مثل تطبيق إدارة المهام، الملاحظات، مشاركة الملفات، المحادثة الفورية مع الفريق وغيرها.
كمستخدم جرب كل شيء تقريبًا في مجال أدوات العمل الجماعي، وكان يبحث عن شيء بسيط وفعّال، أجزم أنها حظيت بكامل دهشتي.
مهما كان نوع العمل الذي تؤديه على الإنترنت، فإنك بالتأكيد تستخدم أداة أو أكثر لتنفيذ مهام العمل اليومية المتعلقة بإرسال البريد الإلكتروني أو توزيع المهام على الفريق ومتابعتها، كما أن هناك المزيد من الأدوات المتعلقة بالمستندات تسجيل الملاحظات، ومشاركة الملفات وغيرها من الأدوات.
مهلًا؛ هل فعلًا نحن بحاجة لكل هذه الأدوات، أم علينا اختصارها واختزالها في أدوات أقل وذات بساطة وفاعلية ؟
لماذا بعض الأدوات والتطبيقات تجبر المستخدمين على البحث عن شرح وفهم لخطوات العمل، لماذا لا زالت بعض الأدوات ترفق دليلًا بصيغة PDF لشرح الاستخدام متعدد الصفحات؟، أو تُحيلك إلى يوتيوب لتعلم العمل على الأداة الجديدة؟ لماذا نقضي وقت طويل في التعلّم على أداة نريد منها شيء واحد فقط. (إنجاز العمل بسرعة)، وليس إهدار وقتي في تعلمها.
اليوم بات الشيء المتوقع من أي أداة أو تطبيق مميز يتفهم احتياجات المستخدم أن يقوم بتبسيطِ كل إجراءات و خطوات العمل، نعم باتت البساطة هي المعيار الذي يحدد كفاءة الخدمات. اختفت كل هذه الأفكار المعقدة حول ضرورة شرح الخدمات واصبحنا أقرب إلى تحسين وفهم تجربة المستخدم.
هذا التبسيط ما وجدته فعلًا في أداة أنا من حسوب التي نجحت بصورة كبيرة في توحيد فرق العمل و تبسيط واجهة الاستخدام.
أبحث عن أداة لتسريع العمل وليس تثبيطه
تغلبت على كل تجاربي السابقة مع أدوات تخطيط العمل، عندما بدأت في استخدام أداة أنا من حسوب. وكان لها أثر عميق في زيادة إنتاجيتي. أدرك أن تحديات تصميم برمجيات مناسبة لكل المستخدمين قد تبدو من أصعب التحديات لكن ما اكتشفته في هذه الأداة أنها مناسبة للجميع. لأنها حققت لي أهم أربعة أهداف أبحث عنها في أي أداة:
- البساطة: تبسيط إجراءات العمل وجعلها تتم في خطوات أقل باستخدام أوامر أقل.
- التعاون: تمكين فرق العمل المختلفة من إنجاز المهام ومتابعتها.
- الإدارة: ملائمة جدًا لواقع العمل اليوم الذي يمكن إدارته عن بعد.
- التوثيق: يتم توثيق خطوات العمل بشكل ممنهج يساعد على الإنجاز.
إن هذه الأهداف الأربعة سهلّت عليه فهم الأداة والعمل عليها مبدأ في التصميم هو KISS وهو اختصار للعبارة “keep it simple, stupid” الذي يدعو إلى تبسيط إجراءات العمل واختيار أبسط الطرق للحل والتعامل مع الأمور ببساطة. مما يمكن المستخدم من التعامل والتفاعل مع منتجك بكل أريحية.
أنا مؤمن بأن تعدد المهام Multi-Tasking، يحدث نفس الضرر الذي تحدثه المقاطعة أثناء العمل، لتشابههما في خلق التشتت وقتل الإنتاجية والإنجاز. والأمر نفسه مع تعدد أدوات العمل. من أجل ذلك وجدت أن أداة واحدة يمكنها أن تمنحني كل هذه القوة والبساطة معًا. ويمكن أن استثمر فيها وقتي وجهدي وأبني عليها كل مشاريعي.
هذا على صعيد العمل الشخصي، أما عن تأثير ذلك على الشركات الناشئة فإن تعدد الأدوات التي تعتمد عليها الشركات حاليًا يشكل مبعث قلق وتشتت للفريق، لأن هذه الشركات أصبحت مغمورة بسيل من الأدوات ويلزمها الربط بين عدة خدمات لا نهائية فقط حتى تدير عملها.! كما أنه مكلف للغاية وإضافة كامل الفريق لأحد الأدوات من الصعوبة بمكان.
إن الاندفاع نحو تبسيط التصميم يحدث اليوم في السيليكون فالي حيث تُعد قضية (إعادة إبتكار البريد الإلكتروني) من أهم القضايا التي حاولت الشركات حلها، لأنها سئمت من الوضع الحالي للبريد الإلكتروني، وكيف تحوّل إلى مصدر للتشتت ورسائل السبام، في حين كان المأمول منه أن يكون أداة لتسريع العمل وليس تثبيطة.
توفر أداة أنا من حسوب عدة تطبيقات ضمن الأداة تساعد فرق العمل المختلفة على إنجاز الأعمال مثل:
- تطبيق قوائم المهام: يمكنك انشاء قوائم مهام للمشاريع والأهداف التي تعمل عليها ومتابعتها مع فريق العمل.
- تطبيق الملاحظات: حفظ ومشاركة ملاحظاتك مع بقية أفراد الفريق لتسهيل تنفيذ المهام.
- تطبيق مجلد: حفظ ومشاركة ملفاتك وجمعها بمكان واحد
- تطبيق المحادثة: يتيح لك التراسل الفوري والدردشة الجماعية في الوقت الفعلي، وطرح الأسئلة السريعة والحصول على إجابات بنفس السرعة، كل ذلك دون الحاجة لتطبيقات التراسل المنفصلة والمشتتة لفريق العمل. دع الرسائل والتنبيهات المستمرة والمتناثرة على أكثر من تطبيق تراسل، واعمل بتركيز كامل دون مشتتات.
كيف تساعدك أنا على متابعة المهام
إن أعمالنا اليوم تتطلب ما بات يعرف بتطبيقات الإنتاجية أو “Productive app” وهي تلك التطبيقات التي تساعدك على متابعة المهام وتوزيعها على فرق العمل. وأصبحنا في سباق لتجربة مثل هذه التطبيقات.
ما هو الإجراء المتخذ في حال أردت القيام بمشروع ما؟ إن إجابتك على هذا السؤال بشكل دقيق يتضمن عدة خطوات منطقية للعمل يعكس مدى قوة الأدوات التي تستخدمها. بداية من كتابة مهام المشروع، ثم توزيعها على فريق العمل، ثم متابعة تقدم سير العمل، مرورًا بالمراسلات والملاحظات أثناء ذلك، ونهايةً بتسليم المهام كاملة.
غالبًا سوف تتضمن إجابتك عدة أدوات لتنفيذ هذه المهام، وهذا خطأ نقع فيه جميعًا ويجب علينا أن نتوقف عنه. أعني الخطأ في استخدام عدة أدوات للعمل.
ما رأيك في مكان واحد لتنفيذ كل هذه الخطوات؟!
تم تصميم لوحة العمل في أداة أنا من قبل فريق عربي يعطي أولوية قصوى لدعم المنتجات العربية، ويُراعي أهم نقطة في تطبيقات العمل الجماعي (كل شيء يمكنك تنفيذه من مكان واحد) ويدعم اللغة العربية بشكل أساسي.
لنتفق على أن الإضافات اللانهائية التي تحفل بها أدوات العمل الجامعي ماهي إلا مصادر للتشتت وإضاعة الوقت، المستخدم في حاجة إلى مكتب افتراضي يؤدي من خلاله متطلبات عمله اليومي. في أنا من حسوب يمكنك إضافة لوحة العمل خاصة بمشروعك وإضافة فريق العمل للوحة بصلاحيات مختلفة ثم تعيين المهام للأشخاص بناءً على دورهم في المشروع. كما يمكنك تعيين مدير للمشروع يشرف على الفريق بشكل كامل.
إن تمكين فريق عمل من ممارسة العمل عن بعد بشكل مُنتج يحتاج إلى أداة مثل إنا من حسوب، لما تملكه حسوب الرائدة في مجال العمل عن بعد في المنطقة العربية.
كيف تقوم ببناء مكتبك الافتراضي؟
مع تحوّل كثير من فرق العمل إلى العمل الرقمي بات من المهم اختيار أداة تسهل هذا العمل من أجل بناء شبكة من الاتصالات القوية والفعالة مع فريق يعمل عن بعد.
يتطلب بناء فريق للعمل عن بعد:
- لوحة عمل أشبه بالمكتب الافتراضي يمكن من خلالها توزيع المهام على الفريق.
- أداة اتصال تمكن الفريق من التواصل النصي.
- خطة عمل واضحة ومحدد بها مواعيد إنهاء المهام.
وتتيح لك أداة أنا من حسوب امكانية العمل على مشاريعك سواءً بشكل فردي، أو ضمن فريق عمل متعدد عند طريق خيارات إضافة الأعضاء للفريق. وضمان أن تكون كل الأدوات المساعدة لك كما يمكنك رفع ملفات العمل ضمن المرفقات والبدء في مشاركتها مع فريقك. ويمكن اختصار قوة وبساطة هذه الأداة في التالي:
- بناء فريق العمل في خطوتين فقط (قم بإنشاء لوحة العمل ثم أرسل الدعوات للفريق).
- يجمع الأدوات التي تحتاجها بشكل جديّ للعمل، دون أي أعباء
- تدعم اللغة العربية بشكل افتراضي، مما يعني دعم اتجاه النص وتنسيقه بالعربية وليست مثل الأدوات الأجنبية مثل trello أو slack وغيرهم الذين لا يوفرون دعم العربية أو دعم اتجاه النص من اليمين إلى اليسار.
- يمكن العمل عليها بشكل شخصي أو ضمن فريق عمل.
- إمكانية إضافة ملفات العمل من خلال إضافة تطبيق ” مجلد” في أي من لوحاتك في أداة أنا لتتمكن من رفع ومشاركة الملفات والمجلدات بكل سهولة ، دون اللجوء إلى استخدام خدمات خارجية.
- دعم إنشاء بطاقات للمهاّم، وإشراك الجميع في تتبع خطوات العمل عليها.
- تطبيق “ملاحظات” يمكنك من تدوين الملاحظات وتحرير المستندات باستخدام محرر متقدم والتعاون مع فريق عملك.
- تطبيق للمفضلات، الذي يمكنك من الاحتفاظ بالروابط والعودة لها كمراجع.
- تطبيق قارئ الأخبار يمكنك تضمينه في أي من لوحاتك ، لمتابعة أحدث المقالات من المواقع في مجالات اهتماماتك وتخصصك أنت وفريق عملك
- نظام إشعارات مرفق ضمن لوحة التحكم، لسهولة متابعة كل تحديثات العمل التي قام بها فريقك.
- قابل التخصيص من خلال إضافة الألواح التي تريدها وإجراء التعديلات التي ترغب. كمثال تغيير تخطيط كل لوحة وألوان اللوحة والتطبيقات فيها، وتنسيقها بشكل كامل.
- مجانًا دون أي رسوم.
الكاتب: سفر عياد، مهتم في مجال التقنية و الاقتصاد.
