15 أداة تساعد المستقلين أداء مهامهم بفعالية
كمستقل، يفترض بك أن تستخدم أدوات رقمية تساعدك في عملك اليومي. ولحسن الحظ أن هذه الأدوات اليوم تنوعت مجالاتها ومعظمها متوفرة مجانًا أيضًا.
فيمايلي مجموعة من الأدوات التي ستساعدك للعمل الجماعي وإجراء المقابلات وإدارة الوقت والإنتاجية وتقديم العروض والتسويق لنفسك وأعمالك والتواصل مع جمهورك وحتى ابتكار الأفكار.
1- تتبع الوقت والفوترة
يكون لدى المستقل غالبًا عدة عملاء ويعمل بنفس الوقت على عدة مشاريع مختلفة. ومن الطبيعي أن يكون هناك عدة نوافذ مفتوحة وينتقل فيما بينها جيئةً وذهابًا ما يشكّل صعوبة بالغة بمعرفة الوقت الحقيقي الذي قضاه تحديدًا على كل مشروع بشكل منفصل.
توفّر أداة SlimTimer طريقة بسيطة بحيث يمكنك بضغطة واحدة على كل مهمة أن تبدأ ساعة مؤقت زمني، وعندما تضغط عليها مجددًا فإنها توقف التوقيت مؤقتًا. ويمكنك إرسال تقرير بالوقت المنقضي على كل مشروع للعميل عبر البريد. هذه الأداة مهمة جدًا إن كنت تتقاضى أجورًا على أعمالك بحسب الوقت اللازم للعمل خاصة في التصميم والبرمجة.
2- العمل التعاوني
من أروع مزايا العمل الافتراضي الجديدة أنها أتاحت للمستقلين التعاون والعمل معاً على مستند وكأنهم يجلسون على طاولة واحدة وبينهم ورقة عمل. في السابق إن كنت تعمل مع فريق من المستقلين كان عليك إرسال المستندات بالبريد لتلقي التعديلات والإضافات ومع كثرة المراسلات تضيع الإصدارات المختلفة لنفس المستند.
اليوم مع خدمات التخزين السحابي مثل غوغل درايف Google Drive يمكنك العمل الجماعي التعاوني بنفس الوقت مع مستقلين آخرين على المستندات وبدون أن يضيع أي شيء.
المميز في خدمة Google Drive أنها تتيح التواصل والدردشة بين المستقلين في الزمن الفعلي ما يضفي المزيد من الفعالية والسرعة في الإنجاز. ولأن الخدمة توفر تطبيقاتها على مختلف أنظمة تشغيل الهواتف الذكية يعني بإمكانك متابعة عملك في أي مكان بدون الحاجة للانتظار للعودة إلى مكتبك المنزلي.
3- التواصل الفعّال
كان البريد الإلكتروني وسيلة التواصل الوحيدة للمستقلين في بيئة العمل الإفتراضية. لكنها بالتأكيد ليست الوسيلة الأنسب خاصة إن كان هناك مراسلات كثيرة بين أخذ ورد ما يصعّب مهمة الوصول للموضوعات الهامة التي تحدثت عنها قبل 9 رسائل مثلًا.
توفّر أداة Asana إمكانية التواصل الفعّال بين فرق العمل بعيدًا عن البريد الإلكتروني حيث تتيح تنظيم ومشاركة المحادثات. وتتيح إمكانية استيراد ملفات من خدمات تخزين سحابي خارجية مثل دروب بوكس و غوغل درايف.
الخدمة متاحة مجانًا للفرق المكونة من 15 شخصاً وما دون.
4- الاجتماعات
لا يعني إن ابتعدت عن بيئة الشركات أنك تخلصت من الاجتماعات نهائيًا. فهي لاتزال ضرورية لإنشاء العلاقات والحديث عن المشاريع القادمة والتواصل مع العملاء بشكل شخصي وآني. مع أن تطبيقات مثل سكايب تعد مناسبة جدًا لإجراء اجتماعات صوتية أو مرئية، إلا أن هناك خدمات شهيرة أخرى مثل ooVoo توفر لك إمكانية إجراء اجتماعات مرئية بالفيديو حتى مع 12 شخص ومن أي جهاز لديك.
5- إدارة الوقت
إن كنت تعمل كمستقل لحسابك الخاص، فإن التشتت عدوك الأول، لذا من الضروري أن يكون لديك تطبيق يساعدك على التركيز على عملك لتعظيم الإستفادة من الوقت وإنجاز المشاريع في مواعيدها المحددة.
يوفّر تطبيق wrike لوحة تعرض كيف تقضي وقتك بحيث يمكنك التعرّف على المشتتات والملهيات بحيث تعيد نفسك إلى سكّة الإنتاجية من جديد.
6- عروض الأسعار
عرض السعر الذي تقدمه لعميلك يحدد إن كان سينجز الصفقة ويسلمك المشروع أم لا. وهنا يأتي دور quoteroller الذي يساعدك على تقديم عروض أسعار بتصميم وقوالب جذابة تجعل عروضك تبدو احترافية.
تعطيك الخدمة فترة تجريبية 14 يوم مجاناً.
7- التسويق
يخطئ المستقلون عندما يظنون أن التسويق لأنفسهم يكفي أن يتم عبر الشبكات الإجتماعية مثل لينكدإن وفيس بوك وتويتر. لكن التسويق عبر البريد الإلكتروني لايزال أداة فعالة ومباشرة في الوصول إلى المستقبل بعيداً عن تشتيت المنشورات هنا وهناك.
توفّر خدمة إرسال النشرات البريدية mailchimp خدمة مجانية حتى 2000 مشترك في النشرة البريدية وترسل إليهم حتى 12 ألف رسالة.
تساعدك الخدمة بواسطة قوالبها على صياغة رسائل تسويقية فعالة لترويج خدماتك ومشاريعك لجذب زبائن جدد.
8- منصات العمل الحر
حتى لو كان لديك مشاريع كثيرة تعمل عليها الآن، لا تعرف متى يمكن أن تتوقف أعمالك، لذا عليك العمل دائمًا من أجل جذب زبائن ومشاريع جديدة للعمل عليها مستقبلاً. هناك عدد كبير من مواقع العمل الحر الأجنبية لكنها تحمل منافسة كبيرة أيضًا.
تستخدم العديد من الشركات الكبرى مواقع مثل blurgroup و guru للبحث عن المستقلين لإنجاز الأعمال لها وهو خيار أفضل من توظيف موظف بدوام كامل من عدة نواح خاصة السعر الأرخص.
ومن جهتي يمكنني نصحك باستخدام مستقل حيث لاتزال الفرصة أمامك وتنتظرك أن تنتهزها من البداية قبل أن يكثر المنافسين لتحقق السبق باستلام بعض المشاريع والحصول على تقييمات ومعرض أعمال سابقة جيدة.
9- التشبيك
هناك العديد من مواقع التشبيك للبحث عن عملاء جدد عليك أن تتواجد عليها.efactor مثلاً هي شبكة اجتماعية لرواد الأعمال تساعدك على التواصل مع أشخاص مثلك من حول العالم، كما توفر لك إمكانية الوصول إلى ورش العمل والمؤتمرات التي ستساعدك على تحسين مهاراتك وخبراتك.
10- العصف الذهني
بينما يحب العملاء الأفكار الجيدة، فإنها فكرة عظيمة أن تبعد نفسك عن منافسة المستقلين الآخرين. وبما أن معظم المستقلين يعملون في مجالات إبداعية كالتصميم والكتابة والبرمجة، فإن العصف الذهني أصبح ضرورة يومية للحصول على شيء إبداعي جديد.
وقد يبدو أن العصف الذهني في بيئة العمل الافتراضية صعباً مقارنة بممارسته في قاعة على أرض الواقع باستخدام لوح أبيض تكتب عليه الأفكار التي تظهر من زملائك.
لكن مع mindmeister يمكنك إنشاء خريطة ذهنية لتوليد الأفكار الجديدة ووضعها أمامك على الشاشة وحتى مشاركتها مع الآخرين في بيئة تفاعلية تعاونية تسمح للمستخدمين المشاركين بالعصف تغيير وإضافة الأفكار إلى الخريطة.
11- توقيع المستندات
في لعمل الرقمي ستصادفك الكثير من المستندات والوثائق التي تحتاج إلى توقيع كالعقود ووثائق عدم الإفشاء خاصة عندما تتعامل مع شركات. وسابقًا كان هذا الأمر يتم عبر البريد الإلكتروني حيث ترسل صور المستندات بعد توقيعها يدويًا.
لكن مع خدمة pandadoc أصبح العمل رقميًا بالكامل، حيث تمر ببعض المراحل السهلة لإنجاز توقيع المستندات رقمياً.
12- استضافة المواقع
من الغريب حقًا أن تكون مستقلًا ولا يكون لديك موقعًا على الإنترنت. يلعب موقع المستقل عدة مهام من أهمها التعريف به والتسويق لخدماته ومشاريعه وربما جذب زبائن جدد للتعامل معه مباشرة.
أنصحك باستثمار بعض الأموال لشراء خطة استضافة جيدة واسم نطاق يعبر عن هويتك، وبعدها يمكنك إنشاء الموقع بعدة طرق كتركيب سكربت مجاني أو استثمار بعض المال الإضافي لتصميمه بشكل خاص لك.
إن لم تكن لديك أية دراية بهذه الأمور التقنية وتجدها معقدة، استخدم خدمات مستقل آخر مثلك أو اشتري خدمات جاهزة عبر خمسات ستجد هناك الكثير من مقدمي هذه الخدمات المتكاملة وبأسعار في متناولك.
لا تقلق على ما تستثمره في موقعك لأنك ستستعيده لاحقًا ويبقى يجلب لك زبائن جدد ويعرّف بأعمالك ليلًا نهارًا.
13- التخطيط
لا شك أن حمل أكثر من بطيخة معًا سيودي بك إلى أن تكسر بعضها. لذا يجب أن تجد طريقة تنظم بها ما بين عملك وحياتك الشخصية لأنك حتماً لن تعمل طوال يومك إلا إذا كنت تنوي أن تسيء لجودة أعمالك.
خدمة Wunderlist تقدم لك إمكانية إنشاء القوائم والتنبيهات لكل أوقات يومك. سواء كانت أعمال ومشاريع تنوي تسليمها قريباً، أو قوائم بأشياء تود شرائها، أو كتب تنوي قراءتها، أو أفلام وثائقية تنوي مشاهدتها.
14- تنظيف الصندوق الوارد
أن تكون مشغولاً بإنجاز أعمالك ومتابعة عملائك يعني أن بريدك الإلكتروني سيستمر بتلقي مئات الرسائل التي قد لا تهمك. خدمة mailstrom تتيح لك تنظيف صندوق الرسائل الواردة عبر التخلص من الرسائل غير المهمة وإلغاء الاشتراك بالنشرات البريدية وحماية خصوصيتك.
15- الفوترة
حتى تكمل الاحترافية والرسمية في عملك، في حال كنت تعمل لحسابك بدون منصة عمل حر، عليك استخدام الفواتير الإلكترونية لتقديمها لزبائنك من أجل دفع قيمة المشاريع. ويوفر موقع dueخدمة فواتير رقمية يدمج فيها الدفع عبر باي بال ويمكنك تصميمها مع وضع شعارك وبياناتك وحتى إرفاق مستندات معها.
الخدمة متوفرة مجانًا بعدد محدود من المزايا، لكن يمكنك البدء بـ 10$ شهريًا والحصول على عدد غير محدود من معظم المزايا.
مع كل هذه الأدوات المتنوعة، كلي أمل بأن أكون قد أعطيك فكرة عن كيفية القيام بعملك بشكل رقمي بالكامل وذلك لتحقيق الفعالية والكفاءة العالية من خلال الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة لديك وبحلول مجانية أو شبه مجانية.
عن TNW بتصرف