خمسة نصائح تقنية تجعلك أكثر إنتاجية

تُقدم الحلول التقنية المُتاحة حاليا للمُستخدمين وسائل فعالة لجعل حياتهم الشخصية والعملية أكثر سهولة وتنظيما، وأقل إستهلاكا للوقت. ولكن الزخم التقني الذي بات المُستخدم يعيشه، من حيث تعدد الأجهزة الإلكترونية الشخصية التي يمتلكها المُستخدم الواحد، والتي يُقدم الكثير منها الوظائف نفسها، وتعدد الحلول التقنية المُتاحة لأداء المهمة الواحدة، يتسبب في بعض الأحيان في نتيجة سلبية عكسية على إنتاجية المُستخدم. النصائح التالية تُساعدك على تحقيق إستفادة أفضل بما تملكه من أجهزة إلكترونية، وتزيد من إنتاجيتك الإجمالية:

١. إستخدم إدارة موحدة لحسابات بريدك الإلكتروني

لم تعد بروتوكولات التبادل الفوري للبريد الإلكتروني بين العميل/الخادم Client/server، مثل POP3 وغيرها، نوعا من الرفاهية أو الخواص المُتميزة كما كانت بالماضي، وتُتيح الغالبية العُظمى لخدمات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل، وحتى الشخصية، إمكانية التزامن الفوري مع تطبيقات البريد الإلكتروني المُختلفة. إجعلها عادتك أن تُضيف كافة حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك الى تطبيق إدارة البريد الإلكتروني المُفضل لديك على كافة أجهزتك الإلكتروني، سواء كانت هاتفا ذكيا، جهاز لوحي، أو حاسب محمول، لكي تبقى على إطلاع فوري دائم برسائلك الإلكترونية وتتمكن من مُتابعتها في أي مكان ومن خلال أي جهاز إلكتروني خاص بك.

نصيحة جانبية: تُتيح تطبيقات إدارة البريد الإلكتروني الجديدة على الهواتف المحمولة، وكذا للحاسبات، إمكانية تصنيف البريد الإلكتروني الوارد وتصنيفه بإستخدام الألوان، وصناديق البريد المُنفصلة، كما تُمكنك من تخصيص خيارات من حيث الإشعارات، التوقيع الإفتراضي، وغيرها لكل حساب على حدة. تأكد من ضبط تلك الخصائص في البداية لكي تجعل حياتك أكثر سهولة وتنظيما.

٢. إستخدم خدمة سحابية لإدارة المُلاحظات، جدول المواعيد، والمهام اليومية

تعيش الخدمات السحابية – Cloud Services – اليوم أزهى عصورها، والمُمتع في الأمر هو أن فئة كبيرة من هذة الخدمات تتوافر بصفة مجانية تماما. إذا كنت تعتمد على أجهزتك الإلكترونية في تنظيم مواعيد العمل اليومية، وتذكرتك بما ينبغي عليك القيام به من مهام، وتدوين المُلاحظات اليومية، فليس أمامك خيار منطقي آخر سوى إستخدام هذة الخدمات السحابية. تُتيح لك الخدمات السحابية أن تبقى جميع أجهزتك الشخصية؛ الهاتف المحمول، الجهاز اللوحي، والحاسب المكتبي أو المحمول، على معرفة دائمة بما دونته من مُلاحظات، أو ما أضفته الى جدول مواعيد العمل اليومية، وهو ما يعني أن تبقى أنت دائما على إطلاع بهذة الأمور الحيوية، أيا كان الجهاز الذي تستخدمه في هذة اللحظة.

نصيحة جانبية: إستخدم خدمة سحابية واسعة الإنتشار لتضمن توافقها مع كافة أجهزتك الإلكترونية. تتوافر بدائل عديدة، ستجد حتما ما يُناسبك بينها. يُمكنك دائما أن تعتمد على خدمات “جوجل” أو “أبل” بحسب نظام التشغيل الذي يغلب على أجهزتك الإلكترونية، حيث أصبحت كافة خدمات الملاحظات، التقويم، والمهام اليومية من الشركتين، مثل iCloud Notes, iCloud Reminders، Google Notes, Google Calendar، خدمات سحابية تدعم التزامن مع أكثر من جهاز إلكتروني بشكل فوري، تتوافر أيضا بدائل مُستقلة مجانية مثل تطبيق Evernote لتدوين المُلاحظات، وتطبيق Wunderlist لإدارة المهام اليومية.

٣. إستغل التواصل الفوري بين أجهزتك الإلكترونية – Continuity

أضافت “أبل” مؤخرا الى أجهزتها الإلكترونية خاصية “العمل المُستمر” Continuity والتي تُتيح للمُستخدمين إكمال المهام التي بدأوا بالعمل عليها على أحد أجهزة “أبل”، مثل “الآي فون”، عند الإنتقال الى إستخدام جهاز آخر يملكونه، مثل الMacbook. يُمكن للمُستخدمين في الوقت الحالي إستقبال مُكالماتهم الهاتفية التي تصلهم على هواتفهم المحمولة باستخدام أقرب جهاز لوحي أو حاسب محمول بالقرب منهم، كما يُمكنهم إكمال تصفح موقع إنترنت كانوا يُطالعونه على حاسبهم المحمول من خلال الجهاز اللوحي. لا تقتصر الخدمة على مُستخدمي أجهزة “أبل”، حيث تعمل “سامسونج” هي الأخرى على خدمة مُسابهة تحمل الإسم Flow.

٤. حقق الإستفادة الأعظم من خدمات التزامن

بالإضافة الى التزامن الفوري الخاص بتطبيقات الملاحظات، المهام، وجداول المواعيد، تُتيح خدمات تخزين الملفات السحابية، مثل Box و Dropbox وغيرها، التنقل بكل ما يُهمك من ملفات بآخر ما أدخلته عليها من تعديلات في كل مكان، وعلى كافة أجهزتك الإلكترونية، ودون الحاجة الى شغل مساحة التخزين الخاصة بجهازك الإلكتروني.

نصيحة جانبية: تختلف السعات التخزينية المجانية التي تُقدمها كل خدمة، وتصل الى ٢٥ جيجا بايت أو أكثر لبعض الخدمات. يُمكنك أن تستخدم أكثر من خدمة تخزينية مجانية وتُخصص كل منهم لغرض، مثل الإستخدام الشخصي، وملفات العمل. كذلك تستطيع الإحتفاظ بملاحظاتك في صورة ملفات نصية على إحدى هذة الخدمات التخزينية كبديل عن خدمات تدوين الملاحظات السحابية.

٥. إستثمر في بيئة عمل إلكترونية مُتناغمة 

يعلم المُصنعون للأجهزة الإلكترونية المُختلفة أن أيا منهم لا يُجيد إنتاج كافة فئات الأجهزة الإلكترونية بالكفاءة والتكامل ذاته، لكنهم كذلك يعلمون أن التكامل والتناغم بين أجهزتهم الإلكترونية المُختلفة، في أحيان كثيرة، يكون سببا كافيا ليُقبل المُستخدم على شراء أكثر من جهاز إلكتروني للشركة المُنتجة نفسها. شئنا أم أبينا، ستظل هذة حقيقة واقعة يجدر بك أن تضعها نُصب عينيك عندما تتخذ القرار بشراء جهاز إلكتروني جديد أيا كانت فئته، فالإستثمار في أكثر من جهاز إلكتروني ينتمون الى البيئة التشغيلية نفسها، مثل الأجهزة التي تعمل بنظام iOS، أندرويد، أو ويندوز، يجعل التواصل والتكامل بين هذة الأجهزة أبسط وأسهل، وهو ما يجعل من حياتك الإلكترونية في المُحصلة أكثر سهولة.